Организация эффективной охраны офиса

Охрана офисных помещений чрезвычайно важна. Охрана предоставляет тем, кто воспользовался данной услугой, массу преимуществ. Но охрана офиса не просто должна быть. Крайне важна эффективность охраны и ее надежность. Представленные ниже рекомендации помогут тем, кто впервые решает организовать охрану своих офисных помещений.

Особенности охраны офисных помещений

Охранная деятельность не является однотипной. Охрана каждого типа и вида офиса имеет свои особенности.

Значение здесь будет иметь вид охраняемого офиса. То есть нужно понимать, это офис открытого или закрытого вида. В офисе закрытого вида постоянно находятся только сотрудники. А в офисе открытого вида помимо сотрудников постоянно присутствуют посетители. Для каждого вида офиса необходим свой тип охранников. Различной будет и система безопасности каждого вида офиса. Однако разделение охраны на более мелкие классы является крайне затруднительным.

Охрана офисов закрытого типа

В закрытых офисах крайне актуальной является проблема кражи принадлежащего компании имущества. Сотрудники офиса незаконно забирают в личное пользование вещи фирмы. Это могут быть как письменные принадлежности, так и компьютерная техника и даже важные бумаги. Для предотвращения таких краж используется скрытая охрана. Сотрудники охраны находятся в отдельном помещении и по системе видеонаблюдения следят за всеми сотрудниками. Если будет зафиксирована кража или иная внештатная ситуация, то охранники оперативно решают этот вопрос. В остальное время они не находятся в поле зрения работников офиса. При отсутствии в офисе системы видеонаблюдения контроль охраны значительно снизится. Поэтому не лишним будет такую систему установить.

Охрана офисов открытого типа

В офисах открытого типа функционал охранников шире.

В таких офисах форма охранника должна отличаться от одежды других сотрудников и посетителей. Некоторые фирмы прибегают к практике нахождения охранника во время работы в классическом костюме. Это, конечно, смотрится эстетично. Но эффекта дает мало. Преступник просто не заметит присутствия сотрудника охраны и непременно захочет совершить правонарушение. Лучшим вариантом одежды для охранника является спецодежда, которая напоминает форму сотрудника правоохранительных органов. Это могут быть классические черные брюки и рубашка синего цвета с отличительной надписью «охрана». При виде такого сотрудника злоумышленник вряд ли решится совершить преступление.

Фирмой охраннику должна быть предоставлена подробная инструкция. В инструкции прописывается специфика пропускной системы (кого можно пропускать, а кого нельзя), особенности перемещения материальных ценностей (что разрешается выносить из офиса, а что запрещается). Такая инструкция называется алгоритмом действия охранника.

Некоторые фирмы практикуют устную передачу должностных инструкций. Но такая практика не является эффективной. Начальник охраны может что-то забыть рассказать. А сотрудник в последующем может не вспомнить, как действовать в той или иной ситуации. Когда перед глазами находится инструкция, то у сотрудника охраны имеется четкое представление о своих действиях и обязанностях. А руководители офиса не заметят разницы между двумя разными охранниками. Кроме этого, удастся избежать обоюдных претензий и недовольства друг другом. В случае возникновения экстренных ситуаций, когда один охранник в срочном порядке заменяется на другого, инструкция поможет новому сотруднику быстро сориентироваться и принять верное решение.

Навыки охранника, которые необходимы при охране офисных помещений

Сотрудник охраны в закрытом виде офиса должен разбираться в особенностях работы технических систем безопасности. Обязательна бдительность и внимательность. Этих навыков вполне достаточно. Ведь охранник не будет находиться в постоянном контакте с остальными сотрудниками, а тем более с посторонними людьми.

Сотрудник охраны открытого офиса должен иметь более расширенный набор навыков. Так, охранник, находящийся у входа в офис, вынужден часто отвечать на вопросы о местонахождении фирмы, ее основном функционале, часах работы и так далее. Общаться с посетителями необходимо в вежливой и корректной форме. Поэтому охранник, помимо внимательности и наблюдательности, должен еще обладать такими навыками, как: вежливость, корректность, знание правил этикета. Кроме того, у охранника должен быть не отталкивающий внешний вид.

Важным качеством охранника является его психологическая подготовка к работе с людьми. Она необходима для того, чтобы распознавать эмоциональный фон человека и провести с ним такую беседу, которая не приведет к конфликту. Особенно это качество помогает при взаимодействии с эмоционально неустойчивыми людьми. Они любят поскандалить и провоцируют других на это. Подготовленный охранник в 80% случаев не станет доводить ситуацию до конфликта. Он заранее продумает последовательность своих действий при общении с такими людьми. И проведет беседу в спокойном тоне. Вероятнее всего, человек не станет отвечать агрессивно на такое общение.

Также охранник должен уметь локализовать конфликт физически на закрытой территории. У него должно быть понимание того, как действовать при использовании против сотрудника охраны предметов мебели и других инструментов.

В работе охранника есть ряд важных моментов:

• После прихода на место работы охранник сообщает о своем прибытии. С этого момента он принимает под охрану вверенное ему имущество. Также он докладывает об отсутствии происшествий. Переданная информация поступает в информационную базу. Если происшествие произошло, то диспетчер сообщает о нем в необходимые инстанции. В том числе начальнику участка.
• Если из-за форс-мажора охранник не смог вовремя попасть на работу, диспетчер сообщает об этом определенным лицам.
• Во время работы могут возникнуть внештатные ситуации. Охранник может забыть свой функционал и начать выполнять работу диспетчера. Например, звонить в пожарную службу, вместо того, чтобы эвакуировать людей при возникновении пожара.

Наличие диспетчера снимает с охранника лишний функционал.